← Atgriezties sākumlapā

Apliecību sistēmas privātuma politika

Versija: 1.1

Spēkā no: 18.10.2026.

Attiecas uz: https://apliecibas.glabsim.lv

1. Datu pārzinis

Personas datu pārzinis ir biedrība “Latvijas Dzīvības glābšanas asociācija”, reģistrācijas Nr. 40008067260, juridiskā adrese: Jūrmala, Garkalnes iela 1, LV-2011 (turpmāk — Biedrība vai mēs).

Jautājumiem par personas datu apstrādi un datu subjekta tiesību izmantošanai:

  • e-pasts: glabsim@glabsim.lv;
  • pasta adrese: Jūrmala, Garkalnes iela 1, LV-2011.

2. Politikas darbības joma

Šī politika izskaidro personas datu apstrādi Apliecību sistēmā, kurā tiek:

  • nosūtīti individuāli uzaicinājumi kursu dalībniekiem;
  • reģistrēti dalībnieku dati;
  • izveidoti un nosūtīti elektroniski sertifikāti jeb apliecības;
  • uzturēts dalībnieka profils un tajā pieejamo apliecību saraksts;
  • uzskaitīts profilā norādītais kopējais tālākizglītības punktu (TIP) skaits;
  • pēc dalībnieka izvēles profilā glabātas citu organizāciju izsniegtas apliecības;
  • nodrošināta apliecības autentiskuma pārbaude;
  • pārvaldīti administratoru un superlietotāja konti;
  • reģistrēti drošības un administratīvo darbību notikumi.

Šī politika papildina Biedrības vispārējo privātuma politiku. Ja starp dokumentiem ir atšķirības attiecībā uz Apliecību sistēmu, piemērojams konkrētākais šīs sistēmas apraksts.

3. Kādus personas datus apstrādājam

Atkarībā no izmantotās funkcijas varam apstrādāt:

Dalībnieku un apliecību dati

  • vārdu un uzvārdu;
  • personas kodu;
  • e-pasta adresi;
  • kursa nosaukumu, datumu, vietu, lektoru un apjomu;
  • reģistrācijas un pieteikuma statusu;
  • apliecības numuru, izdošanas datumu un autentiskuma pārbaudes identifikatoru;
  • informāciju par apliecības nosūtīšanas rezultātu;
  • dalībnieka norādīto citas organizācijas kursa nosaukumu, datumu, TIP skaitu, izziņas vai apliecības numuru, pasākuma organizatoru un augšupielādēto PDF apliecību;
  • dalībnieka profila un e-pasta apstiprināšanas statusu.

Konta un drošības dati

  • droši pārveidotu paroles kontrolsummu; parole netiek glabāta lasāmā veidā;
  • daudzfaktoru autentifikācijas iestatījumus un rezerves kodu kontrolsummas;
  • sesijas identifikatoru;
  • pieslēgšanās laiku, IP adresi, neveiksmīgus pieslēgšanās mēģinājumus;
  • administratoru veiktās meklēšanas, datu skatīšanas, rediģēšanas, lejupielādes, dzēšanas, lomu un konfigurācijas izmaiņas.

Tehniskie dati

  • pieprasījuma laiku, IP adresi un drošības nodrošināšanai nepieciešamo tehnisko informāciju;
  • tehniski nepieciešamās sesijas sīkdatnes datus.

Apliecību sistēma nav paredzēta veselības datu vai citas īpašu kategoriju informācijas ievadīšanai brīvā teksta laukos.

4. Datu avoti

Datus saņemam:

  • no paša dalībnieka, aizpildot reģistrācijas formu, izveidojot profilu vai augšupielādējot citas organizācijas apliecību;
  • no Biedrības pilnvarota kursa administratora vai kursa organizatora;
  • automātiski, izmantojot sistēmu, piemēram, izveidojot apliecību vai reģistrējot drošības notikumu.

Ja administrators ievada dalībnieka e-pasta adresi uzaicinājuma nosūtīšanai, Biedrība nodrošina, ka šie dati iegūti tiesiski un izmantojami attiecīgā kursa administrēšanai.

5. Apstrādes nolūki un tiesiskie pamati

Personas datus apstrādājam šādiem nolūkiem:

  1. Dalībnieka reģistrācija, kursa administrēšana, apliecības sagatavošana un nosūtīšana — līguma vai pēc personas pieprasījuma veiktu pasākumu izpilde un Biedrības leģitīmā interese dokumentēt kursa apguvi.
  2. Personas nepārprotama identificēšana un apliecības sasaistīšana ar tās saņēmēju — Biedrības leģitīmā interese novērst kļūdainu vai krāpniecisku apliecību izsniegšanu; personas koda izmantošanas nepieciešamība un apjoms regulāri jāpārvērtē.
  3. Profila izveide, autentifikācija un paroles atjaunošana — pakalpojuma nodrošināšana pēc lietotāja pieprasījuma.
  4. Apliecības autentiskuma pārbaude un izsniegšanas fakta pierādīšana — Biedrības, apliecības īpašnieka un trešo personu leģitīmā interese pārbaudīt dokumenta īstumu. Publiskajā pārbaudes lapā personas kods un e-pasta adrese netiek parādīti.
  5. Darījumu un normatīvo prasību izpilde — juridiska pienākuma izpilde, ja konkrētajā gadījumā to paredz piemērojamie tiesību akti.
  6. Sistēmas un personas datu drošība, incidentu izmeklēšana un prasījumu aizsardzība — Biedrības leģitīmā interese aizsargāt sistēmu, lietotājus un pierādīt administratoru veiktās darbības.
  7. Pakalpojuma e-pastu nosūtīšana — reģistrācijas uzaicinājumi, e-pasta apstiprināšana, paroles atjaunošana un apliecības nosūtīšana. Šie nav mārketinga paziņojumi.
  8. Dalībnieka izvēlēta citu organizāciju apliecību glabāšana, TIP uzskaite un resertifikācijas pārskata sagatavošana profilā — pakalpojuma nodrošināšana pēc lietotāja pieprasījuma. Dalībnieks pats izvēlas, vai šādus dokumentus pievienot un iekļaut pārskatā, un var tos dzēst savā profilā.

Ja nākotnē dati tiks izmantoti citam, ar sākotnējo nolūku nesavietojamam mērķim, pirms šādas apstrādes sniegsim nepieciešamo informāciju un, ja vajadzīgs, lūgsim piekrišanu.

6. Vai datu sniegšana ir obligāta

Obligātie lauki reģistrācijas formā ir nepieciešami dalībnieka identificēšanai un korektas apliecības izveidei. Ja obligātie dati netiek sniegti, Biedrība var nespēt izveidot vai izsniegt apliecību.

Pirms iesniegšanas lietotājam jāpārbauda ievadīto datu pareizība. Par konstatētu kļūdu lietotājam nekavējoties jāpaziņo Biedrībai.

7. Datu saņēmēji un apstrādātāji

Piekļuve personas datiem ir tikai pilnvarotām personām atbilstoši viņu darba pienākumiem un lomai sistēmā.

Dati var tikt nodoti šādām saņēmēju kategorijām:

  • mākoņmitināšanas un tehniskās infrastruktūras nodrošinātājam (pašlaik — Render);
  • e-pasta nosūtīšanas pakalpojuma nodrošinātājam (pašlaik — Resend);
  • Biedrības pilnvarotajiem administratoriem un IT atbalsta sniedzējiem;
  • kompetentām valsts iestādēm, ja datu izpaušanu pieprasa tiesību akti;
  • profesionāliem konsultantiem, auditoriem vai juridisko pakalpojumu sniedzējiem, ja tas nepieciešams Biedrības tiesību aizsardzībai.

Biedrība regulāri pārbauda aktuālo pakalpojumu sniedzēju sarakstu, datu apstrādes līgumus, datu atrašanās vietas un starptautiskās datu nosūtīšanas garantijas. Ja personas dati tiek nosūtīti ārpus Eiropas Ekonomikas zonas, Biedrība izmanto piemērojamos aizsardzības mehānismus, piemēram, Eiropas Komisijas lēmumu par aizsardzības līmeņa pietiekamību vai līguma standartklauzulas.

8. Datu glabāšanas termiņi

Pašlaik sistēmā paredzēti šādi termiņi:

  • individuālā uzaicinājuma saite ir derīga 30 dienas; atkārtota nosūtīšana anulē iepriekšējo saiti;
  • e-pasta apstiprināšanas un paroles atjaunošanas saites ir derīgas 60 minūtes un izmantojamas vienu reizi;
  • Biedrības izveidotais apliecības PDF fails sistēmā tiek automātiski dzēsts piecus gadus pēc tā izdošanas;
  • dalībnieka augšupielādēta citas organizācijas apliecība tiek glabāta, kamēr tā nepieciešama profilā, un dalībnieks to var jebkurā laikā izdzēst;
  • drošības notikumu žurnāla ieraksti tiek glabāti piecus gadus;
  • aktīvās sesijas ilgums ir ierobežots atbilstoši sistēmas drošības iestatījumiem.

Dalībnieku profilu dati tiek glabāti, kamēr profils ir aktīvs. Kursu, uzaicinājumu, pieteikumu un apliecību metadati tiek glabāti tik ilgi, cik nepieciešams kursu administrēšanai, apliecības izsniegšanas un autentiskuma pārbaudes fakta pierādīšanai, Biedrības juridisko pienākumu izpildei un prasījumu aizsardzībai. Glabāšanas nepieciešamība tiek periodiski pārskatīta.

Pēc termiņa beigām datus dzēšam vai anonimizējam, izņemot gadījumus, kad ilgāka glabāšana nepieciešama juridiska pienākuma, strīda, prasījuma vai tiesību aizsardzības dēļ. E-pastā saņemta apliecības kopija atrodas saņēmēja e-pasta vidē un nav automātiski izdzēšama no Apliecību sistēmas.

9. Datu drošība

Biedrība piemēro riskam atbilstošus tehniskus un organizatoriskus pasākumus, tostarp:

  • šifrētu HTTPS savienojumu;
  • personas kodu un glabāto PDF failu šifrēšanu;
  • paroļu drošu jaukšanu;
  • daudzfaktoru autentifikāciju administratoriem;
  • lomu un minimālās piekļuves principu;
  • ierobežota derīguma un vienreiz izmantojamas saites;
  • aizsardzību pret viltotiem un pārmērīgiem pieprasījumiem;
  • administratoru darbību un drošības notikumu žurnālu ar aizsardzību pret nepamanītu izmainīšanu;
  • rezerves kopijas un piekļuves kontroli.

Neviena informācijas sistēma nevar garantēt absolūtu drošību. Konstatēta incidenta gadījumā Biedrība rīkojas atbilstoši incidenta raksturam un piemērojamo tiesību aktu prasībām.

10. Sīkdatnes

Apliecību sistēma izmanto tehniski nepieciešamu sesijas sīkdatni sid, lai uzturētu drošu lietotāja sesiju. Produkcijas vidē tai tiek piemēroti HttpOnly, Secure un SameSite=Lax drošības iestatījumi.

Pašlaik Apliecību sistēmā netiek izmantotas reklāmas vai uzvedības izsekošanas sīkdatnes. Ja nākotnē tiks ieviestas analītikas vai mārketinga sīkdatnes, lietotājiem pirms to iestatīšanas tiks sniegta atsevišķa informācija un, ja nepieciešams, lūgta piekrišana.

11. Automatizēti lēmumi

Biedrība neveic tādu pilnībā automatizētu lēmumu pieņemšanu vai profilēšanu, kas lietotājam radītu juridiskas vai līdzīgi būtiskas sekas. Apliecības apstiprināšanu veic pilnvarots administrators vai tā notiek saskaņā ar iepriekš noteiktu kursa pabeigšanas kārtību.

12. Datu subjekta tiesības

Atbilstoši piemērojamajiem tiesību aktiem personai var būt tiesības:

  • saņemt informāciju un piekļūt saviem personas datiem;
  • pieprasīt neprecīzu datu labošanu;
  • noteiktos gadījumos pieprasīt datu dzēšanu;
  • pieprasīt apstrādes ierobežošanu;
  • iebilst pret apstrādi, kas pamatota ar leģitīmajām interesēm;
  • noteiktos gadījumos saņemt savus datus strukturētā, plaši izmantotā un mašīnlasāmā formātā;
  • atsaukt piekrišanu, ja konkrēta apstrāde ir balstīta uz piekrišanu; atsaukums neietekmē iepriekš veiktās apstrādes tiesiskumu;
  • iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijā.

Pieprasījumu var nosūtīt uz 1. sadaļā norādīto e-pastu vai pasta adresi. Lai aizsargātu datus, Biedrība var samērīgā veidā pārbaudīt pieprasītāja identitāti. Atbildi sniedzam bez nepamatotas kavēšanās un parasti viena mēneša laikā; sarežģītos gadījumos termiņu var pagarināt tiesību aktos noteiktajā kārtībā.

Tiesības uz dzēšanu nav absolūtas. Atsevišķus datus varam turpināt glabāt, ja to prasa tiesību akti vai tie nepieciešami apliecības izsniegšanas fakta, juridisku prasījumu vai sistēmas drošības pierādīšanai.

13. Sūdzības

Ja uzskatāt, ka personas dati apstrādāti neatbilstoši, lūdzam vispirms sazināties ar Biedrību. Jums ir arī tiesības vērsties:

Datu valsts inspekcijā

Elijas iela 17, Rīga, LV-1050

Tīmekļvietne: https://www.dvi.gov.lv/

14. Politikas izmaiņas

Politiku varam aktualizēt, ja mainās sistēmas funkcijas, datu apstrāde, pakalpojumu sniedzēji vai tiesību aktu prasības. Aktuālā versija būs pieejama Apliecību sistēmā, norādot tās spēkā stāšanās datumu. Par būtiskām izmaiņām informēsim samērīgā veidā.

15. Saistītie dokumenti